Geconfronteerd met de uitdaging om haar interne Data Protection Officer (DPO) te vervangen, wendde onze klant - een filiaal van een internationale bank gespecialiseerd in hypotheken - zich tot ons voor ondersteuning. compliance We begonnen met een eerste beoordeling om de situatie in kaart te brengen en sindsdien hebben we ervoor gezorgd dat de bank voldoet aan de AVG wetgeving. Omdat onafhankelijkheid een cruciaal onderdeel is van de rol van de DPO, is het altijd een goed idee om deze belangrijke taak uit te besteden aan een externe partij zoals Projective Group.
Een uniek profiel voor een unieke rol
Onze klant is een filiaal van een internationale bank die gespecialiseerd is in hypotheken en van plan is zijn diensten uit te breiden met vermogensbeheer. Toen ze plotseling werden geconfronteerd met het verlies van zowel hun interne Data Protection Officer (DPO) als hun Privacy Officer (PO), wisten ze niet wat ze moesten doen. Hoe vervang je iemand met zo'n ingewikkelde verantwoordelijkheid om zowel de activiteiten van de organisatie als de complexiteit van privacy wet- en regelgeving te begrijpen?
Omdat Projective Group een langdurige relatie heeft met deze klant, waar we met hen hebben samengewerkt aan verschillende projecten en algemene compliance diensten hebben geleverd, wendden ze zich tot ons. Onze bestaande samenwerking vormde een solide basis voor hun specifieke DPO-behoeften. "De ideale DPO moet uitgebreide legal kennis combineren met praktisch inzicht in de activiteiten van de organisatie. Ze moeten een balans vinden tussen juridisch correct zijn en ervoor zorgen dat privacy beleid naadloos aansluit op de dagelijkse werkzaamheden," zegt Eric de Vries, die deze uitdaging is aangegaan.
De ideale DPO moet uitgebreide kennis op legal combineren met praktisch inzicht in de activiteiten van de organisatie.
Eric de Vries, Externe Fuctionarig Gegevensbescherming
Van een quick scan tot blijvende resultaten
Zoals altijd was het eerste wat we deden een quick scan van de compliance van de klant met AVG en privacy wetgeving. We controleerden of het beleid, de processen, de website, documenten, privacy verklaring enz. in overeenstemming waren met de legal vereisten. Deze basisbeoordeling is cruciaal om onze aanbevelingen te rechtvaardigen en gebieden voor verbetering te identificeren.
Een van de dingen die uit deze scan naar voren kwam, was de behoefte aan meer privacy awareness onder medewerkers. "Een van de dingen waar we allemaal over hebben gehoord als het gaat om privacy, is data lekken. Het merendeel van de lekken wordt veroorzaakt door werknemers - niet opzettelijk, maar per ongeluk. Een document achterlaten in de trein, per ongeluk een e-mail doorsturen naar iemand die de inhoud niet mag zien.... Door awareness van deze risico's te verbeteren, wordt de kans op data inbreuken aanzienlijk verkleind," zegt Eric de Vries.
De meeste data lekken worden veroorzaakt door werknemers - niet met kwade bedoelingen, maar per ongeluk. Het verbeteren van privacy awareness vermindert de kans op data inbreuken aanzienlijk.
Eric de Vries, Externe Fuctionarig Gegevensbescherming
Het belang van onafhankelijkheid
Of het nu gaat om risk beoordeling, data privacy impactanalyse, regelmatige bijeenkomsten met belanghebbenden of het signaleren van kritieke privacy en data beschermingskwesties, de DPO moet altijd vrij zijn van druk van bovenaf of belangenverstrengeling. Onafhankelijkheid is een fundamenteel onderdeel van de rol van de functionaris voor gegevensbescherming. Daarom kan het beter zijn om uit te besteden aan een externe partij die niet alleen onafhankelijkheid meebrengt, maar ook uitgebreide praktische ervaring en een holistische kijk.
"Een goede DPO zorgt ervoor dat je de risico's hebt afgedekt, maar zal tegelijkertijd niet tegen alle projecten nee zeggen omdat ze te risicovol zijn. Je hebt iemand nodig die onafhankelijk en ervaren is en de ins en outs van de organisatie kent," zegt Eric de Vries. "Het voordeel van een externe DPO is dat ze snel inzetbaar zijn, maar ook kunnen blijven voor een langdurige samenwerking. Hoe beter ze de processen van de organisatie leren kennen, hoe beter ze kunnen meedenken in termen van effectieve oplossingen en mogelijkheden".
Eric is twee dagen per week beschikbaar voor de klant, maar zijn schema is flexibel als er dringende problemen zijn, zoals een lekkage op data . U hoeft zich dus geen zorgen te maken over de beschikbaarheid, zelfs niet met een externe DPO.
Tenslotte
In een wereld waarin data de regels voor bescherming voortdurend veranderen, is het hebben van een betrouwbare en flexibele Data Protection Officer een strategisch voordeel, zelfs als je organisatie daar wettelijk niet toe verplicht is (want dat geldt niet voor alle bedrijven). Er zijn veel voordelen verbonden aan het inhuren van een externe DPO, van een grotere onafhankelijkheid tot een brede kennis van wet- en regelgeving in verschillende branches en inzicht in praktische implementatie.
Ben je op zoek naar een DPO om flexibel in te huren? Voor een samenwerking op korte of lange termijn? Onze privacy consultants zijn vakkundig en ervaren en kunnen de functie van DPO op een praktische en professionele manier invullen, maar ook ondersteuning bieden aan een intern privacy team.
Over Projective Group
Projective Group is opgericht in 2006 en is een toonaangevende veranderspecialist voor de financiële sector. Met diepgaande expertise op practices in Data, Payments, Transformatie en Risk & Compliance.
We worden binnen de sector erkend als een provider van complete oplossingen, die samenwerkt met klanten in de financiële dienstverlening om oplossingen te bieden die zowel holistisch als pragmatisch zijn. We hebben ons ontwikkeld tot een betrouwbare partner voor bedrijven die willen gedijen en bloeien in een steeds veranderend landschap van financiële dienstverlening.
